Hội nghị nhà chung cư 2026: ai triệu tập, bao nhiêu người đủ

Tóm tắt nhanh: Hội nghị nhà chung cư là cuộc họp của chủ căn hộ quyết việc chung. Có ba loại: lần đầu cần tối thiểu 50% chủ sở hữu đã nhận nhà tham dự, thường niên 30%, bất thường 50% hoặc 75% số người ký đơn. Mỗi 1 m² sở hữu riêng là một phiếu.

Nhiều cư dân chỉ biết tới hội nghị nhà chung cư khi nhận tờ thông báo dán ở thang máy. Đến buổi họp, họ không rõ mình có quyền gì, phiếu của mình nặng bao nhiêu, và vì sao cuộc họp phải hoãn vì “không đủ người”. Trong khi đó, chính hội nghị này quyết giá dịch vụ, quỹ bảo trì hàng tỷ đồng và người giữ con dấu của tòa nhà.

Bài này đi từng câu hỏi thực tế: có mấy loại hội nghị, ai phải triệu tập, cần bao nhiêu người, phiếu tính thế nào, chủ đầu tư không chịu họp thì làm gì. Phần ban quản trị (ai được bầu, nhiệm kỳ, bãi nhiệm) đã có bài riêng về ban quản trị chung cư, ở đây chúng tôi chỉ nói tới khi cần.

Căn cứ được đọc nguyên văn ngày 09/10/2026 từ Luật Nhà ở bản hợp nhất 79/VBHN-VPQH, Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư kèm Thông tư 05/2024/TT-BXD, Thông tư 09/2025/TT-BXD và Nghị định 339/2026/NĐ-CP.

Hội nghị nhà chung cư là gì?

Khoản 1 Điều 145 Luật Nhà ở định nghĩa: hội nghị nhà chung cư là hội nghị của các chủ sở hữu, hoặc người sử dụng nếu chủ sở hữu không tham dự. Với chung cư chỉ có một chủ sở hữu, hội nghị gồm chủ sở hữu và người đang ở.

Nói gọn, đây là “đại hội cổ đông” của một tòa nhà. Ban quản trị chỉ là người được giao việc. Những quyết định lớn nhất vẫn phải về tay hội nghị.

• Hội nghị bầu và bãi nhiệm ban quản trị. Điểm a khoản 3 Điều 145 Luật Nhà ở giao hội nghị đề cử, bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên ban quản trị, và thông qua nội quy tòa nhà.
• Hội nghị quyết tiền. Điểm b, c khoản 3 Điều 145: thông qua quy chế thu chi của ban quản trị, mức thù lao, giá dịch vụ quản lý vận hành và việc dùng kinh phí bảo trì.
• Hội nghị chọn đơn vị vận hành. Điểm d khoản 3 Điều 145, trong các trường hợp chủ đầu tư không còn, không đủ năng lực hoặc không làm đúng hợp đồng.
• Hội nghị duyệt kế hoạch bảo trì và nghe báo cáo. Điểm đ, e khoản 3 Điều 145.

Hình thức họp mặc định là trực tiếp. Khoản 2 Điều 145 chỉ cho họp trực tuyến hoặc kết hợp khi có dịch bệnh, thiên tai không thể họp trực tiếp. Tiền mà hội nghị quyết thường rất lớn, nên trước khi dự họp bạn nên đọc bài phí bảo trì chung cư và bài phí quản lý chung cư.

Có mấy loại hội nghị nhà chung cư?

Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm Thông tư 05/2024/TT-BXD chia ba loại tại Điều 15, 16 và 17. Mỗi loại có người triệu tập riêng và ngưỡng tham dự riêng. Nhầm ngưỡng là lý do số một khiến biên bản bị cư dân khác phản đối.

Loại hội nghị	Khi nào họp	Ai triệu tập	Ngưỡng tham dự tối thiểu	Căn cứ
Lần đầu	Trong 12 tháng từ ngày bàn giao, khi đã bàn giao ít nhất 50% số căn	Chủ đầu tư	50% đại diện chủ sở hữu đã nhận bàn giao	Điều 15 Quy chế
Thường niên	Mỗi năm một lần	Ban quản trị	30%, hoặc thấp hơn nếu hội nghị lần đầu đã thống nhất	Khoản 1 Điều 17 Quy chế
Thường niên kèm bầu, bãi nhiệm, đổi đơn vị vận hành	Như thường niên	Ban quản trị	50%	Khoản 2 Điều 17 Quy chế
Bất thường	Khi có việc thuộc khoản 1 Điều 16	Ban quản trị	50%, hoặc 75% số người đã ký đơn	Khoản 2 Điều 16 Quy chế
Do Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức	Khi chủ đầu tư, ban quản trị không họp hoặc không đủ người	Ủy ban nhân dân cấp xã	Hội nghị lần đầu do xã tổ chức không đòi ngưỡng	Khoản 5, 6 Điều 15 và khoản 5 Điều 16 Quy chế

Bảng trên là cách chúng tôi gom lại để dễ tra, không phải cách văn bản trình bày. Chi tiết từng ô nằm ở các mục dưới. Với tòa nhà nằm trong một cụm nhiều tòa, ngưỡng tính riêng cho từng tòa và cho cả cụm, nên bạn cần đọc thêm khoản 3 Điều 16 và khoản 3 Điều 17 của Quy chế.

• Hội nghị lần đầu là nền móng. Nó thông qua quy chế họp cho cả những lần sau, nên những gì bỏ sót ở lần đầu sẽ kéo theo nhiều năm.
• Hội nghị thường niên là buổi kiểm tra sổ sách. Ban quản trị báo cáo thu chi, quyết toán quỹ bảo trì, kế hoạch bảo trì năm sau.
• Hội nghị bất thường là van xả áp. Dùng khi cần thay người, thay đơn vị vận hành hoặc khi cư dân có việc gấp.

Hội nghị nhà chung cư lần đầu được tổ chức khi nào?

Điểm a khoản 1 Điều 15 Quy chế đặt hai điều kiện cùng lúc. Hội nghị của tòa nhà phải được tổ chức trong 12 tháng kể từ ngày tòa nhà được bàn giao đưa vào sử dụng, và phải có tối thiểu 50% số căn hộ đã bàn giao cho người mua, thuê mua.

Số căn chủ đầu tư giữ lại, chưa bán, chưa cho thuê mua không được tính vào 50% đó. Đây là chi tiết hay bị bỏ qua ở những tòa bán chậm.

• Đủ 50% căn trong 12 tháng thì phải họp trong 12 tháng. Chủ đầu tư không được chờ bán hết rồi mới họp.
• Quá 12 tháng mà chưa đủ 50% căn bàn giao. Cũng điểm a: hội nghị được tổ chức sau khi có đủ 50% số căn được bàn giao.
• Cụm nhà chung cư đặt điều kiện cao hơn. Điểm b khoản 1 Điều 15: mỗi tòa trong cụm phải có tối thiểu 50% căn đã bàn giao. Ngoài ra, tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu của từng tòa phải đồng ý nhập tòa vào cụm.
• Đến ngày họp còn phải đủ người. Điểm a khoản 2 Điều 15: tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự.

Nếu cuộc họp lần đầu không đủ 50% người, chủ đầu tư hoặc đại diện chủ sở hữu có 07 ngày làm việc để gửi văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức hội nghị. Mốc 07 ngày tính từ ngày họp ghi trong thông báo mời. Mốc ngày bàn giao tòa nhà thường gắn với tiến độ làm sổ, chuyện này có trong bài sổ hồng chung cư bao lâu được cấp.

Ai chuẩn bị và triệu tập hội nghị lần đầu?

Khoản 3 Điều 15 Quy chế giao việc này cho chủ đầu tư, nếu là nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu. Chủ đầu tư chuẩn bị nội dung, thông báo thời gian, địa điểm và tổ chức họp chính thức. Họ được họp trù bị trước để chuẩn bị.

Danh mục chuẩn bị khá dài. Cư dân nên đối chiếu từng mục khi nhận tài liệu mời họp, vì thiếu mục nào thì hội nghị không có gì để biểu quyết mục đó.

• Kiểm tư cách người dự họp. Điểm a khoản 3 Điều 15: xác định đại diện chủ sở hữu căn hộ; người được ủy quyền phải có văn bản ủy quyền.
• Dự thảo quy chế họp và quy chế bầu ban quản trị. Điểm b, d: kèm tên gọi, số lượng thành viên, danh sách ứng viên, cơ cấu dự kiến.
• Đề xuất giá dịch vụ và kế hoạch bảo trì. Cũng điểm d, áp cho chung cư nhiều chủ sở hữu: mức giá dịch vụ quản lý vận hành, dự thảo kế hoạch bảo trì, quy chế thu chi của ban.
• Thông báo giá các dịch vụ phải trả phí. Điểm đ: bể bơi, phòng tập, sân tennis, spa và dịch vụ khác nếu có.

Theo điểm a khoản 2 Điều 18 Quy chế, hội nghị lần đầu có đại diện chủ đầu tư, đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao và đơn vị quản lý vận hành nếu có. Ủy ban nhân dân cấp xã được mời dự. Điểm đáng nhớ: nếu chủ đầu tư không tổ chức và cũng không cử người dự thì vẫn phải chấp hành quyết định của hội nghị.

Hội nghị lần đầu quyết định những gì?

Khoản 4 Điều 15 Quy chế liệt kê các nội dung hội nghị lần đầu quyết. Đây là buổi họp quan trọng nhất trong đời một tòa nhà, vì nó đặt luật chơi cho mọi buổi họp sau.

• Quy chế họp cho cả ba loại hội nghị. Điểm a: quy chế họp lần đầu, thường niên và bất thường.
• Ban quản trị đầu tiên. Điểm b: quy chế bầu, tên gọi, số thành viên, danh sách, Trưởng ban, Phó ban. Chủ đầu tư còn sở hữu diện tích thì cử người làm Phó ban, trừ khi có văn bản không cử.
• Tiền đóng hằng tháng và các khoản khác. Điểm đ, e: giá dịch vụ quản lý vận hành và các khoản kinh phí cư dân phải đóng trong quá trình sử dụng.
• Ngưỡng họp thường niên thấp hơn 30%. Điểm g: hội nghị lần đầu được thống nhất một tỷ lệ tham dự thường niên thấp hơn 30%.
• Cách chọn đơn vị bảo trì. Điểm h: hình thức lựa chọn, hạng mục cần giám sát, phương thức thanh toán.

Ô thứ tư là chỗ chúng tôi thấy nhiều tòa bỏ lỡ. Nếu hội nghị lần đầu không chốt ngưỡng thấp hơn, mỗi năm ban quản trị phải gom đủ 30% người mới họp thường niên được. Tòa có nhiều căn cho thuê, chủ ở xa, thì 30% không dễ. Nếu bạn đang cho thuê căn hộ, bài hợp đồng cho thuê nhà gợi ý cách ghi quyền dự họp của người thuê.

Giá dịch vụ quản lý vận hành được quyết trên cơ sở Quy chế và thỏa thuận, thống nhất với đơn vị quản lý vận hành, theo điểm đ khoản 4 Điều 15. Nghĩa là hội nghị không được tự đặt một con số rồi buộc đơn vị vận hành nhận.

Hội nghị nhà chung cư thường niên cần bao nhiêu người tham dự?

Khoản 1 Điều 17 Quy chế: hội nghị thường niên tổ chức mỗi năm một lần khi có tối thiểu 30% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự. Tỷ lệ này được thấp hơn nếu hội nghị lần đầu đã thống nhất.

Nội dung bắt buộc của buổi họp thường niên cũng được liệt kê trong cùng khoản 1.

• Báo cáo hoạt động và thu chi của ban quản trị. Điểm a khoản 1 Điều 17.
• Quyết toán quỹ bảo trì năm nay, kế hoạch bảo trì năm sau. Điểm b khoản 1 Điều 17.
• Có ký tiếp với đơn vị vận hành hay không. Điểm c, áp cho hợp đồng thời hạn 12 tháng.
• Các nội dung khác theo điểm g khoản 3 Điều 145 Luật Nhà ở.

Ngưỡng nhảy lên 50% khi buổi họp thường niên kết hợp một trong các việc của khoản 2 Điều 17. Đó là bầu thay Trưởng ban hoặc Phó ban, bãi nhiệm toàn bộ ban và bầu ban mới, bầu thay thành viên thường trong một số trường hợp. Ngưỡng 50% cũng áp khi đổi đơn vị vận hành, điều chỉnh giá dịch vụ, hoặc ký tiếp với đơn vị vận hành đã hết hạn hợp đồng.

Khoản 5 Điều 17 giao ban quản trị chuẩn bị nội dung, thông báo và tổ chức họp. Khoản 7 cho hội nghị quyền bãi nhiệm một, một số hoặc toàn bộ thành viên khi phát hiện vi phạm tài chính, lập tổ kiểm tra hoặc thuê đơn vị chuyên môn kiểm sổ sách. Chi phí thuê đơn vị kiểm tra do cư dân đóng góp theo thỏa thuận.

Khi nào phải họp hội nghị nhà chung cư bất thường?

Khoản 1 Điều 16 Quy chế liệt kê tám trường hợp, từ điểm a tới điểm h. Chúng tôi gom lại thành bốn nhóm để dễ nhớ.

• Thay người trong ban quản trị. Điểm a, b, c: bầu thay Trưởng ban, Phó ban; miễn nhiệm, bãi nhiệm toàn bộ ban và bầu ban mới; bầu thay thành viên khi lấy ý kiến không đủ số đồng ý.
• Thay đơn vị vận hành hoặc đổi giá. Điểm d: ban quản trị đề nghị thay đơn vị quản lý vận hành hoặc điều chỉnh giá dịch vụ.
• Phá dỡ để cải tạo, xây lại. Điểm đ, theo pháp luật riêng về cải tạo chung cư, xem thêm bài cải tạo chung cư cũ.
• Việc dở dang hoặc phát sinh. Điểm e, g, h: việc hội nghị lần đầu chưa quyết được, bảo trì đột xuất ngoài kế hoạch, và việc khác khi có đơn của tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu.

Ngưỡng tham dự ở khoản 2 Điều 16 chia hai. Họp vì các việc ở điểm a, b, c, d, e, g thì cần tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu đã nhận bàn giao. Họp theo đơn của cư dân ở điểm h thì cần tối thiểu 75% số người đã ký đơn đề nghị có mặt.

Con số 75% này là thứ ít ai chú ý. Nó có nghĩa: người ký đơn đòi họp mà không đến thì chính cuộc họp họ đòi có thể không hợp lệ. Khoản 4 Điều 16 thêm một mốc: bầu ban quản trị hoặc thành viên bị miễn nhiệm, bãi nhiệm phải tổ chức không quá 60 ngày kể từ khi phát sinh.

Mỗi chủ căn hộ được bao nhiêu phiếu biểu quyết?

Khoản 3 Điều 18 Quy chế tính quyền biểu quyết theo diện tích sở hữu riêng: 1 m² sở hữu riêng tương đương 01 phiếu. Phần lẻ không đủ 1 m² không được tính thành một phiếu.

Điều này làm thay đổi cách nhìn về “đa số”. Một người có căn 100 m² nặng gấp đôi người có căn 50 m². Chủ sở hữu phần diện tích khác như ki ốt, văn phòng trong tòa nhà cũng được tính theo diện tích.

• Đa số tính trên người dự họp. Cũng khoản 3: quyết định được thông qua theo đa số phiếu biểu quyết của chủ sở hữu, người sử dụng tham dự hội nghị.
• Diện tích lấy theo hợp đồng nếu cãi nhau. Khi không thống nhất được diện tích sở hữu riêng, lấy theo diện tích ghi trong hợp đồng mua bán, thuê mua.
• Biểu quyết hoặc bỏ phiếu đều được. Khoản 5 Điều 145 Luật Nhà ở cho thông qua bằng hình thức biểu quyết hoặc bỏ phiếu.
• Người khuyết tật được lấy phiếu tại căn hộ. Khoản 4 Điều 18 Quy chế, khi họ không thể tới dự.

Diện tích để tính phiếu là diện tích sở hữu riêng, thường là diện tích thông thủy ghi trong hợp đồng và trên giấy chứng nhận. Cách đo diện tích này có trong bài diện tích thông thủy. Đọc phần sở hữu riêng trên giấy chứng nhận căn hộ có trong bài sổ hồng riêng.

Không dự được thì ủy quyền cho người khác thế nào?

Khoản 5 Điều 18 Quy chế cho chủ sở hữu ủy quyền cho một chủ sở hữu khác trong cùng tòa, hoặc cho người đang sử dụng căn hộ trong tòa đó, dự họp và biểu quyết thay. Luật không mở cho việc ủy quyền tới một người ngoài tòa nhà.

Nội dung văn bản ủy quyền được điểm a khoản 3 Điều 15 Quy chế nêu cụ thể. Thiếu một mục thì ban tổ chức có quyền không tính phiếu của bạn.

• Thông tin hai bên. Họ tên, số điện thoại liên hệ nếu có, của người ủy quyền và người được ủy quyền.
• Địa chỉ căn hộ hoặc phần diện tích khác trong tòa của người ủy quyền.
• Phạm vi ủy quyền. Những nội dung liên quan tới hội nghị mà người kia được thay mặt, quyền và trách nhiệm hai bên.
• Đủ chữ ký của cả hai người. Văn bản phải có chữ ký của người ủy quyền và người được ủy quyền.

Ủy quyền dự họp khác hẳn ủy quyền bán nhà. Văn bản dự họp chỉ cần đúng các mục trên, không phải công chứng theo Quy chế. Còn ủy quyền liên quan tới mua bán thì phức tạp hơn nhiều, chúng tôi đã viết trong bài ủy quyền mua bán đất. Căn hộ thuộc tài sản công thì cơ quan đại diện chủ sở hữu dự và biểu quyết, hoặc ủy quyền cho người đang ở.

Chủ đầu tư hoặc ban quản trị không tổ chức họp thì ai làm thay?

Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà chung cư. Ở phường thì đó là Ủy ban nhân dân phường. Đây là lối thoát luật mở sẵn cho cư dân khi bên có trách nhiệm triệu tập không làm.

Với hội nghị lần đầu, khoản 5 Điều 15 Quy chế nêu ba trường hợp xã phải tổ chức.

• Quá 12 tháng, đủ 50% căn mà chủ đầu tư không họp. Điểm a, kèm đơn của đại diện chủ sở hữu đã nhận bàn giao.
• Họp rồi mà không đủ người. Điểm b, kèm văn bản của chủ đầu tư hoặc đơn của cư dân.
• Chủ đầu tư giải thể, phá sản. Điểm c, kèm đơn của cư dân.

Trong 30 ngày kể từ khi nhận đơn hoặc văn bản đề nghị, Ủy ban nhân dân cấp xã phải tổ chức hội nghị lần đầu, theo khoản 7 Điều 15. Khoản 6 cùng điều cho hội nghị do xã tổ chức không phải đáp ứng ngưỡng 50% người dự; kinh phí tổ chức do cư dân đóng góp. Kết quả có giá trị như hội nghị do chủ đầu tư tổ chức.

Với hội nghị bất thường, khoản 5 Điều 16 cho xã tổ chức trong bốn trường hợp. Cư dân có đơn đề nghị bầu lại toàn bộ ban; đã họp mà không đủ người và ban quản trị có văn bản. Ban quản trị không chịu họp và có đơn của tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu; ban hết nhiệm kỳ mà chưa chọn được ban mới. Thời hạn cũng là 30 ngày, theo khoản 6 Điều 16. Tòa nhà chậm họp kéo dài thường đi cùng dấu hiệu dự án có vấn đề, bàn trong bài dự án ma.

Không tổ chức hội nghị lần đầu thì chủ đầu tư bị phạt bao nhiêu?

Từ 26/8/2026, mức phạt nằm ở Nghị định 339/2026/NĐ-CP, thay cho Nghị định 16/2022/NĐ-CP theo khoản 2 điều hiệu lực của nghị định mới. Điều 59 Nghị định 339 dành cho vi phạm của chủ đầu tư về quản lý, sử dụng nhà chung cư.

• Không tổ chức hội nghị lần đầu. Điểm c khoản 3 Điều 59: phạt từ 200 triệu đến 260 triệu đồng, kèm buộc tổ chức hội nghị lần đầu theo điểm n khoản 5.
• Không hoặc chậm đề nghị xã tổ chức khi thiếu người. Điểm b khoản 1 Điều 59: phạt từ 80 triệu đến 100 triệu đồng, kèm buộc có văn bản đề nghị.
• Đơn vị vận hành không báo cáo tại hội nghị. Điểm b khoản 1 Điều 60: phạt từ 60 triệu đến 80 triệu đồng.
• Ban quản trị tự quyết giá dịch vụ không qua hội nghị. Điểm c khoản 3 Điều 61: phạt từ 50 triệu đến 60 triệu đồng.

Các mức trên là mức cho tổ chức. Điểm a khoản 4 Điều 5 Nghị định 339 nói cùng một hành vi thì cá nhân bị phạt bằng một nửa, trừ những khoản nghị định ghi là mức cho cá nhân. Phạt tiền không thay được buổi họp: điều cư dân cần là biện pháp buộc tổ chức hội nghị, và con đường nhanh hơn vẫn là đơn gửi xã theo khoản 5 Điều 15 Quy chế.

Biên bản hội nghị cần những gì để có hiệu lực?

Khoản 5 Điều 145 Luật Nhà ở yêu cầu quyết định của hội nghị được lập thành biên bản có chữ ký của các thành viên chủ trì và thư ký hội nghị. Đây là giấy tờ mà ban quản trị dùng để xin công nhận, mở tài khoản, nhận quỹ bảo trì.

• Chữ ký chủ trì và thư ký. Thiếu một trong hai là biên bản có lỗ hổng ngay từ đầu.
• Danh sách người dự và diện tích của từng người. Không có thì không chứng minh được đủ ngưỡng và đủ đa số phiếu.
• Văn bản ủy quyền đính kèm. Phiếu của người được ủy quyền chỉ đứng vững khi văn bản đúng các mục ở khoản 5 Điều 18 và điểm a khoản 3 Điều 15 Quy chế.
• Kết quả biểu quyết từng nội dung. Mỗi nội dung một con số, không gộp.

Hai mục giữa không phải chữ của luật, mà là cách đội ngũ MREAL gợi ý để biên bản tự chứng minh được ngưỡng và đa số đã nêu ở Điều 16, 17, 18 Quy chế. Ban quản trị dùng biên bản này trong hồ sơ công nhận, quy trình đó có trong bài ban quản trị chung cư.

Tranh chấp sau hội nghị được giải quyết ở đâu?

Điều 44 Quy chế tách tranh chấp theo loại. Tranh chấp giữa ban quản trị với cư dân về bầu, bãi nhiệm thành viên hoặc việc vận hành thì thương lượng trước. Không thương lượng được thì đề nghị họp hội nghị nhà chung cư để giải quyết, theo khoản 3.

• Tranh chấp tiền vận hành, quỹ bảo trì. Khoản 1 Điều 44, sau sửa đổi của Thông tư 09/2025/TT-BXD: Ủy ban nhân dân cấp xã, Tòa án hoặc trọng tài thương mại.
• Tranh chấp nội bộ ban quản trị. Khoản 2: theo quy chế hoạt động của ban đã được hội nghị thông qua.
• Ban cũ không giao con dấu, tài khoản. Cũng khoản 2: ban mới yêu cầu cơ quan cấp con dấu thu hồi, và yêu cầu tổ chức tín dụng phong tỏa, bàn giao tài khoản.
• Tranh chấp hợp đồng dịch vụ, bảo trì. Khoản 4: theo thỏa thuận, không được thì Tòa án hoặc trọng tài.

Tranh chấp kéo dài thường cần giữ chứng cứ về buổi họp, ví dụ lập vi bằng ghi nhận diễn biến. Công cụ này có trong bài vi bằng là gì. Vụ việc đã tới mức khởi kiện thì bạn nên tham vấn luật sư trước khi gửi đơn.

Bảy việc cư dân nên chuẩn bị trước buổi họp

Phần này là quan sát nghề nghiệp của đội ngũ MREAL khi làm việc với người mua và chủ căn hộ, không phải quy định pháp luật. Chúng tôi viết theo thứ tự nên làm.

1. Tìm lại hợp đồng mua bán và giấy chứng nhận. Diện tích sở hữu riêng trên đó quyết định số phiếu của bạn.
2. Đọc trọn tài liệu mời họp. Đối chiếu với danh mục ở khoản 3 Điều 15 Quy chế, xem có thiếu dự thảo nào không.
3. Đọc báo cáo thu chi năm trước. Chú ý dòng quỹ bảo trì và lãi tiền gửi.
4. Hỏi trước về giá dịch vụ đề xuất. So với mức đang đóng và mức của các tòa lân cận.
5. Nếu không dự được, làm ủy quyền đủ bốn mục. Gửi cho người trong tòa mà bạn tin.
6. Ghi lại tỷ lệ người dự khi vào phòng họp. Hỏi ban tổ chức đã đủ ngưỡng chưa trước khi biểu quyết.
7. Xin bản sao biên bản sau họp. Kiểm chữ ký chủ trì, thư ký và kết quả từng nội dung.

Người đang cân nhắc mua căn hộ cũ, nhất là khi mua nhà trả góp hay vay mua nhà, cũng nên hỏi người bán biên bản hội nghị gần nhất. Nó cho biết ban quản trị có hoạt động không, quỹ bảo trì còn bao nhiêu, đang có tranh chấp gì. Đây là một bước trong cách kiểm tra pháp lý nhà đất mà nhiều người bỏ qua. So sánh rộng hơn giữa hai loại hình ở bài mua chung cư hay nhà đất, và với nhà nhỏ dạng nhiều căn, xem bài chung cư mini.

Câu hỏi thường gặp

Hội nghị nhà chung cư thường niên?

Là hội nghị họp mỗi năm một lần, do ban quản trị chuẩn bị và tổ chức, theo khoản 1, khoản 5 Điều 17 Quy chế kèm Thông tư 05/2024/TT-BXD. Buổi họp thông qua báo cáo thu chi, quyết toán quỹ bảo trì, kế hoạch bảo trì năm sau và việc ký tiếp với đơn vị vận hành.

Điều kiện tổ chức Hội nghị nhà chung cư thường niên?

Tối thiểu 30% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự, hoặc tỷ lệ thấp hơn nếu hội nghị lần đầu đã thống nhất. Khi kết hợp bầu, bãi nhiệm ban quản trị hoặc đổi đơn vị vận hành, giá dịch vụ thì cần tối thiểu 50%, theo khoản 2 Điều 17 Quy chế.

Kịch bản hội nghị nhà chung cư thường niên?

Luật không ban hành kịch bản mẫu. Nội dung bắt buộc theo khoản 1 Điều 17 Quy chế gồm: báo cáo hoạt động và thu chi của ban quản trị, quyết toán quỹ bảo trì, kế hoạch bảo trì năm sau, quyết định ký tiếp hợp đồng vận hành 12 tháng. Trình tự cụ thể nằm trong quy chế họp do hội nghị lần đầu thông qua.

Quy định về Hội nghị nhà chung cư?

Gốc là Điều 145 Luật Nhà ở 2023, bản hợp nhất 79/VBHN-VPQH. Chi tiết về ba loại hội nghị, ngưỡng tham dự và cách biểu quyết nằm ở Điều 15 đến Điều 18 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư kèm Thông tư 05/2024/TT-BXD, đã sửa bởi Thông tư 09/2025/TT-BXD.

Ban quản trị không tổ chức hội nghị nhà chung cư?

Với các việc thuộc điểm a, c, d, e, g khoản 1 Điều 16 Quy chế mà ban quản trị không họp, cư dân có thể làm đơn gửi Ủy ban nhân dân cấp xã. Đơn cần tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu đã nhận bàn giao. Xã phải tổ chức trong 30 ngày kể từ khi nhận đơn.

Quy trình tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu?

Chủ đầu tư chuẩn bị tài liệu theo khoản 3 Điều 15 Quy chế, có thể họp trù bị, rồi thông báo và tổ chức họp chính thức khi đủ 50% căn đã bàn giao. Ngày họp cần tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu tham dự; không đủ thì trong 07 ngày làm việc đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức.

UBND phường tổ chức Hội nghị nhà chung cư?

Được. Ủy ban nhân dân cấp xã, phường nơi có nhà chung cư tổ chức hội nghị lần đầu trong ba trường hợp ở khoản 5 Điều 15 Quy chế. Xã cũng tổ chức hội nghị bất thường trong bốn trường hợp ở khoản 5 Điều 16. Thời hạn là 30 ngày kể từ khi nhận đơn hoặc văn bản đề nghị.

Ba việc làm được ngay hôm nay

• Lấy hợp đồng mua căn hộ ra xem diện tích sở hữu riêng. Đó là số phiếu của bạn tại mọi hội nghị.
• Hỏi ban quản trị hoặc chủ đầu tư ngày họp gần nhất và xin biên bản kỳ trước. Kiểm chữ ký chủ trì, thư ký và tỷ lệ người dự.
• Nếu tòa đã bàn giao quá 12 tháng mà chưa họp lần đầu, gom chữ ký các chủ căn hộ. Làm đơn gửi Ủy ban nhân dân cấp xã theo điểm a khoản 5 Điều 15 Quy chế.

Về người viết bài này

Bài viết do Nguyễn Trung Ninh (nhà sáng lập), Nguyễn Thị Huyền (nhà đồng sáng lập) và đội ngũ MREAL biên soạn và kiểm chứng. Hơn 15 năm và hơn 100 giao dịch bất động sản thực tế tại thị trường Việt Nam, đi qua năm vị trí trong chuỗi giao dịch: môi giới, chủ sàn, nhà đầu tư cá nhân, công ty đầu tư, công ty đào tạo. Người mua căn hộ lần đầu có thể đọc thêm bài mua nhà lần đầu và bài nên đầu tư đất nền hay chung cư.

---

Bài viết mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý cho một tòa nhà hay một căn hộ cụ thể. Quy chế họp của từng tòa do hội nghị lần đầu thông qua có thể chi tiết hơn những điều nêu ở đây. Tòa nhà đang có tranh chấp về quỹ bảo trì, về bầu hay bãi nhiệm ban quản trị thì bạn nên tham vấn luật sư và liên hệ Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà chung cư. Trình tự công nhận ban quản trị cụ thể được công bố trên cổng dịch vụ công của từng tỉnh. Thời hạn sở hữu căn hộ xem thêm bài sổ hồng chung cư vĩnh viễn.

Căn cứ pháp lý được đọc nguyên văn và kiểm hiệu lực ngày 09/10/2026. Luật Nhà ở số 27/2023/QH15 qua bản hợp nhất 79/VBHN-VPQH: Điều 145. Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm Thông tư 05/2024/TT-BXD: Điều 15, 16, 17, 18, 44, đã sửa đổi bởi Thông tư 09/2025/TT-BXD hiệu lực 01/7/2025. Nghị định 339/2026/NĐ-CP hiệu lực từ 26/8/2026: khoản 4 Điều 5, Điều 59, 60, 61. Nội dung Điều 145 cũng được Cổng phổ biến pháp luật Hà Nội đăng lại.